TOPqw Einrichtungsmanagement


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Einrichtungsmanagement für Leistungsträger SGB VIII, SGB XI, SGB XII

Die Fachsoftware TOPqw unterstützt Kommunen, Kreise und kreisfreie Städte bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Vertrags- und Qualitätsmanagement des Sozialgesetzbuches VIII (Jugendhilfe), XI (Pflege) und XII (Eingliederungshilfe).

Das Einrichtungsmanagementsystem TOPqw deckt aufgrund des modularen Aufbaus die gestellten Anforderungen der Leistungsträger in idealer Weise ab.

Das Grundmodul Stammdatenverwaltung beinhaltet umfangreiche Daten und Auswertemöglichkeiten der Daten auch historisch zu den Leistungserbringern. Die aktuellen Daten sind somit an einer zentralen Stelle verfügbar und lassen sich nach den unterschiedlichsten Kriterien auswerten.

Mit dem Modul Vertragsmanagement haben Sie den gesamten Prozess im Vertragswesen auf einen Blick. Angefangen von der Konzeption der Einrichtungen über deren Leistungsvereinbarung bis hin zu den historisch hinterlegten Vergütungsvereinbarungen, die auf unterschiedliche Weise durch komfortable Assistenten erstellt werden können.

Mit dem Modul Qualitätsmanagement erhalten Sie ein leistungsfähiges Werkzeug, eigene Abfragen an Einrichtungen bzw. Träger zu erstellen und die zurückgesandten Informationen in digitaler Form weiter zu verarbeiten. Detaillierte Auswertemöglichkeiten unterstützen Sie bei der Erstellung von Berichten und Statistiken und weiterführende Sozialplanung.

Die gewünschten Informationen können über TOPqw abgerufen werden. Änderungen der Strukturen bzw. der Abfragebögen können durch den Anwender selbst durchgeführt werden.

Mit dem Modul Online-Datenaustausch (TOPqw web) wird die Beantwortung der von Ihnen an die Einrichtungen bzw. Träger gerichteten Fragen direkt in einem geschützten Bereich im Internet vorgenommen. Eine Erfassung der digitalen Bögen durch den Sachbearbeiter ist somit hinfällig. Mit Hilfe dieses Moduls erreichen Sie zuverlässige Aussagen über die strukturellen Daten Ihrer Einrichtungen wie Ausstattung, die Betreutenstruktur oder Mitarbeiterqualifikationen.

Mit TOPqw bieten wir Ihnen ein in der Praxis erprobtes System an, welches wir im Rahmen eines Projektes an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

TOPqw wurde am 01. September 2008 (gültig bis 01.09.2010) das Gütesiegel des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) verliehen (siehe Presseartikel).

Vertragsmanagement

TOPqw unterstützt beliebig viele Hilfebedarfsgruppen und Zuschläge, die leistungstypbezogen eingerichtet und historisch verwaltet werden. Vereinbarungen können mit TOPqw mit zwei grundsätzlich unterschiedlichen Verfahren erstellt werden:

  • Grundlage für die vereinbarten Vergütungssätze bildet eine Kalkulation der Einrichtung über die Kosten und Aufwendungen für die Bereitstellung der vereinbarten Leistung. Hier muss die Einrichtung ihre tatsächlichen Kosten prospektiv für das kommende Kalenderjahr ermitteln und in ein zur Verfügung gestellte elektronisches Kalkulationsblatt eintragen. Die Kalkulation beinhaltet den Personal-, Sach und Investitionsaufwand und Einnahmen der jeweiligen Einrichtungen. Dieses Kalkulationsblatt wird geprüft und in TOPqw importiert. Funktionen, wie Personalkostenbetrachtung nach Tarifen oder einrichtungstypbezogene Mittelwertbildung oder Budgetierung einzelnen Kostenpositionen unterstützen den Sachbearbeiter beim Leistungsträger bei der Einordnung des ermittelten Aufwands.
  • Pauschale Anpassung der Vergütungssätze mittels umfangreicher Assistenten. So kann in einem Geschäftsprozess die Erstellung einer neuen Vereinbarung für alle Einrichtungen eines Leistungstyps und/oder Träger und/oder Verbandes durchgeführt werden. Neben einer prozentualen Erhöhung bzw. Absenkung der Einzelbeträge, kann auch über Referenzwerte eine Angleichung der Beträge je Leistungstyp erfolgen. Die Erstellung einer neuen Vergütungsvereinbarung basiert entweder auf einer für diese Einrichtung bereits vorhandenen abgeschlossenen Vereinbarung, auf der Vereinbarung einer ausgewählten Referenzeinrichtung oder auf ein Leistungstyp spezifizierte Referenzwerte.
Diese standardisierten Verfahren der Kalkulation bildet die Fachsoftware TOPqw ab, und sie ist Grundlage für die später gezahlten Vergütungssätze. In der Übersicht der für eine Einrichtung erstellen Vereinbarungen können Sie anhand aussagekräftiger Piktogramme sofort den aktuellen Status der Vergütungsvereinbarung erkennen.

Schnittstelle TOPqw zu OPEN/Prosoz

TOPqw enthält alle Daten zu den Einrichtungen und Trägern inkl. Bankverbindungen, so dass ein automatisierter Abgleich der aktuellen und neuen Vereinbarungen (Tarife) in das Fachverfahren möglich ist. Die auf eine Organisationseinheit (Kreis) ausgelegte Definition der Übergabeprozedur, erlaubt die individuelle Konfiguration der Schnittstelle für jeden Kreis.

  • Leistungs-, Vergütungsvereinbarungen und Konzeptionen
  • Abbildung von Teilzeit / Mehrfachbetreuung
  • Differenzierte Personal- und Investitionskostenberechnung
  • Kalkulation von Vergütungen (unterschiedliche Verfahren)
  • Flexible Definition von Hilfebedarfsgruppen
  • Importmöglichkeit von geprüften Kalkulation
  • Eigenständige Investitionskostenberechnung
  • Übernahmemöglichkeit der vereinbarten Betreuungssätze der Pflegekassen
  • Flexible Berechnung der Freihaltebeträge
  • Importmöglichkeit von geprüften Investitionskalkulationen

Qualitätsmanagement

Der standardisierte Jahresbericht ist eine Abfrage von Informationen von der Einrichtung bzw. vom Träger. Diese Abfragen können komfortabel mit dem TOPqw Frageneditor erstellt und verwaltet werden. Es stehen folgende drei Funktionen zur Verfügung:

  • Ausgabe des standardisierten Jahresberichts
  • Import eines standardisierten Jahresberichts
  • Kurzauswertung
Die Einrichtung bzw. der Träger trägt seine Daten entweder in eine ihm zugesandte elektronische Vorlage oder über das optionale Webinterface direkt im Internet ein. Diese Daten stehen Ihnen dann sofort in der Anwendung für erste Auswertungen zur Verfügung. Neben der Umsetzung zur Erfassung von Qualitätsberichten können mit den vorhandenen Strukturen auch die Erfassung von Kennzahlen für ein landes- oder bundesweites Benchmarking abgebildet werden. Hier können u.a. Daten aus der Fachanwendung OPEN/Prosoz zusammen mit gelieferten Datenbeständen von Einrichtungen und Trägern aufbereitet und ausgewertet werden. Der standardisierte Jahresbericht ist hierarchisch gegliedert und kann z.B. als folgenden Oberbereichen bestehen:

  • Angaben zum Träger
  • Angaben zur Einrichtung
  • Personelle Ausstattung
  • Konzeption der Einrichtung
  • Betreuter Personenkreis (Lebensalter, Pflegestufen)
  • Vertragliche Kooperationen
  • Angebote und Leistungen
  • Angaben zum Qualitätsmanagement
Die Einrichtung bzw. der Träger trägt seine Daten entweder in eine ihm zugesandte elektronische Vorlage oder über das optionale Webinterface direkt im Internet ein. Diese Daten stehen Ihnen dann sofort in der Anwendung für erste Auswertungen zur Verfügung.

Leistungsmerkmale in Kürze:

  • Standardisierte Jahresberichte und Statistiken
  • Soll-Ist Vergleichsmöglichkeiten
  • Dokumentation von Prüfung durch Heimaufsicht o.ö.
  • Flexible Auswerte- und Exportmöglichkeiten der Ergebnisse
  • Importmöglichkeit von ausgefüllten Jahresberichten
  • Web-Anwendung zur Online Eingabe der Jahresberichte durch den Träger/Einrichtung

Einrichtungsmanagement

Die in der Eingliederungshilfe für Menschen mit Behinderungen oder die von Behinderung bedroht sind, geschlossenen Vereinbarungen zwischen den überörtlichen Träger der Sozialhilfe und den Einrichtungen der Eingliederungshilfe betreffen sowohl die Leistungen wie auch die Vergütungen. Durch eine von beiden Vertragspartnern abzuschließende Leistungsvereinbarung wird der Umfang des Betreuungsangebots der Einrichtung detailliert beschrieben. Diese Leistungsvereinbarung ist dann wiederum Grundlage für die Höhe der Vergütung der entsprechenden Leistung. Alle Einrichtungen in TOPqw sind eindeutig einem Träger, einem Kreis und einem Leistungstyp zugeordnet. Aus dieser Zuordnung ergibt sich ein landesweites eindeutiges Einrichtungskennzeichen, so dass jeder Sachbearbeiter sicher weiß, um welche Einrichtung und um welchen Einrichtungstyp es sich handelt. Die Stammdaten geben Ihnen einen schnellen Überblick über den Namen und die Anschrift, den Träger, den Kreis, den Leistungstyp und den Ansprechpartner der gewählten Einrichtung. Es erfolgt hierbei die Aufteilung in die allgemeinen Stammdaten und die historischen Daten wie die Eröffnung und das Schließen einer Einrichtung, die Standorte, die zugehörigen Kontaktpersonen und die Bankdaten für die späteren Zahlungen.

Terminverwaltung

Die leistungtypsspezifische Terminverwaltung zeigt Ihnen durch das System eingetragene Termine wie z.B. Mahnungen und eigenständig eingegebene Termine, an die Sie beim Starten von TOPqw automatisch erinnert werden. Sie werden allerdings nur an Termine für eine Einrichtung oder einem Leistungstyp erinnert, wenn Sie der zuständige Sachbearbeiter sind. Die Auskunft über Termine für eine Einrichtung bzw. eine Einrichtungstyp erhalten alle Anwender.

Statistik

Mit Hilfe der umfangreichen Auswertemöglichkeiten können Sie selbst definieren, welche Informationen Sie angezeigt haben möchten. Die Flexible Ansicht gibt Ihnen die Informationen in einer Tabellenansicht aus und diese können über die Zwischenablage in jede beliebige Windows-Anwendung importiert werden.

Ferner besteht die Möglichkeit, die angezeigten Daten direkt nach Excel zu exportieren und weiter zu verarbeiten.

Einmal zusammengestellte Auswertungen können mit einem Namen, dem Erstelldatum und dem Erstellernamen gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgerufen werden.

Weiterführende Auswertungen wie Kostenentwicklungen von Einrichtungen oder Leistungstypen oder Externe Vergleiche stehen allen Anwendern auf Knopfdruck zur Verfügung.

Regelwerke

In dem Bereich der Regelwerke finden Sie relevanten Gesetze, Verordnungen und Vereinbarungen als Nachschlagewerk, ohne das System verlassen zu müssen. Die Gefahr mit veralteten Informationen und Gesetzen zu operieren ist damit ausgeschlossen.

Fachinfo

Die Fachinfo ist eine Online-Sammlung von internen Dokumenten und Beschlüssen, die dem Anwender zur Verfügung gestellt werden. So finden sich hier Verhandlungsleitlinien, Mittelwerttabelle oder aktuelle Tarifverträge.

Leistungsmerkmale in Kürze:

  • Verbände, Träger mit Rechtsform, Einrichtungen
  • Standorte, Platzzahl, Ansprechpartner, Bankverbindungen
  • Differenzierte Benutzer- und Rechteverwaltung
  • Einfache durch den Anwender selbst zu erstellende Auswertungen über die Flexible Ansicht
  • Speichern von Auswertungen für die spätere Verwendung
  • Flexible Definition von Einrichtungs- bzw. Leistungstypen, Kreisen oder Bezirken
  • Verwendung von amtlichen GKZ, Straßen und Bankenverzeichnisse
  • Integrierte Terminverwaltung mit Erinnerungsreports
  • Ablage von Informationen zum Fachverfahren
  • Ablage von bundes- oder landesspezifischen Regelungen

Anbieterprofile

Um Menschen mit Behinderung notwendige, aber insbesondere passgenaue Maßnahmen anbieten zu können, sind nicht nur Kenntnisse der zur Verfügung stehenden Angebote der Leistungserbringer notwendig, sondern es ist wichtig, diese schnell und aktuell zu finden.

  • Weiterführende Informationen über Einrichtungen und Einrichtungstyp, und –arten
  • Platzzahl, mit optionalen aktuellen Belegungszahlen
  • Umfangreicher Kriterienkatalog differenziert nach Leistungen und Maßnahmen der Leistungsvereinbarungen
  • Darstellung von erweiterten Zielgruppen und differenzierter Leistungen in Bezug auf die Lebensbereiche
  • Differenzierte Darstellung des Einrichtungspersonals nach Funktionen und Qualifikationen
  • Import und Ausdruck der Erhebungsbögen
  • Abfragen von Leistungen der Leistungsträger und die Maßnahmen zu deren Umsetzung
  • Infrastrukturelle Angaben
  • Auswertungen, Benchmarking und Ermittlung der passgenauen Hilfe
  • Optionale Eingabe einer gesicherten Webanwendung
Weitere Informationen zum Anbietermanagement finden Sie hier auf den Seiten der Koordinierungsstelle soziale Hilfen der Schleswig-Holsteinischen Kreise.

Heimaufsicht

Die Leistungsschwerpunkte sind:

  • Erweiterte Leistungstypenspezifikation
  • Aktuelle Belegungssituation und Pflegestufen durch Begehungen vor Ort
  • Erstellung und Verwaltung von Bescheiden, Mängellisten und Ordnungswidrigkeiten
  • Planen, Durchführen und Dokumentation von Begehungen

Die Erweiterung von TOPqw um die Verwendung der Heimaufsicht bietet sowohl für die Heimaufsicht wie auch für das Vertragsverhandler wesentliche Vorteile.

Dieses sind im Einzelnen:

Heimaufsicht Vertragsmanagement
Zugriff auf aktuelle Entgelte und Leistungsvereinbarungen Erhält aktuelle Belegungen und aktueller Personalschlüssel als Grundlage von Vereinbarungen
Zugriff aus einen umfangreicher Stammdatenbestand zu den Einrichtungen Erhält frühzeitige Informationen über neue Pflegeeinrichtungen
Liefert aufgrund der regelmäßigen Besuche vor Ort aktuelle und verlässliche Informationen
Erhält frühzeitige Informationen über neue Einrichtungen der Behindertenhilfe
Keine Informationen über Kalkulationsdetails Keine personenbezogene Informationen